Juridisch
Privacyverklaring
Financieel Correct respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens alleen voor duidelijke, rechtmatige doeleinden. Deze privacyverklaring beschrijft de verwerkingen waarvoor Financieel Correct zelf verwerkingsverantwoordelijke is en licht toe wanneer Financieel Correct juist als verwerker namens een zakelijke klant optreedt.
1. Wie is verantwoordelijk?
Financieel Correct
Molenvliet 53, 3076 CJ Rotterdam
KvK: 88762610
BTW: NL004642203B86
Telefoon: 06-39553351
E-mail: info@financieelcorrect.nl
Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van privacyrechten kunt u dit e-mailadres gebruiken.
2. Wanneer zijn wij verwerkingsverantwoordelijke en wanneer verwerker?
Financieel Correct is verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij zelf het doel en de wezenlijke middelen van een verwerking bepalen, bijvoorbeeld voor websitecontact, cliëntacceptatie, opdrachtbeheer, facturatie, eigen wettelijke verplichtingen, beveiliging en zakelijke communicatie.
Bij bepaalde werkzaamheden verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever. Bij salarisadministratie bepaalt bijvoorbeeld de werkgever doorgaans waarom werknemersgegevens worden verwerkt. Voor die verwerking kan Financieel Correct verwerker zijn. Dan gelden de instructies van de opdrachtgever en de verwerkersovereenkomst (Annex A bij onze algemene voorwaarden). Betrokkenen kunnen hun AVG-verzoek in zo'n geval in eerste instantie bij hun werkgever of andere verwerkingsverantwoordelijke indienen. Ontvangen wij zo'n verzoek rechtstreeks, dan sturen wij dit zonder onnodige vertraging door.
3. Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?
- Contact- en identificatiegegevens: naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoon, functie, bedrijfsgegevens en eventuele voorkeursdag of tijdvak voor een kennismaking.
- Opdracht- en correspondentiegegevens: offertes, opdrachtbevestigingen, afspraken, vragen, e-mails en dossiernotities.
- Financiële en fiscale gegevens: administratie, facturen, bankgegevens, aangiftegegevens, jaarstukken en andere gegevens die voor de opdracht noodzakelijk zijn.
- Salaris- en personeelsgegevens: voor zover onderdeel van een opdracht, bijvoorbeeld persoonsgegevens die nodig zijn voor loonberekening, loonaangifte, jaaropgaven, arbeidsdocumenten, pensioen- of verlofverwerking.
- Cliëntacceptatie- en compliancegegevens: identificatie- en UBO-gegevens en andere informatie die nodig is wanneer een wettelijke controleplicht van toepassing is.
- Technische gegevens: noodzakelijke server- en beveiligingsinformatie zoals tijdstip, IP-adres of technische foutinformatie, voor zover deze door de hostingomgeving of beveiligingsfuncties wordt vastgelegd.
Wij vragen u geen BSN, kopie identiteitsbewijs, medische gegevens of andere gevoelige documenten via het algemene contactformulier te sturen.
4. Doeleinden, grondslagen en bewaartermijnen
| Verwerking | Doel | Grondslag | Bewaren |
|---|---|---|---|
| Contactformulier en aanvragen | Uw vraag beantwoorden, een kennismaking plannen en een eventuele opdracht voorbereiden. | Gerechtvaardigd belang en/of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst op uw verzoek. | Niet langer dan nodig voor opvolging; aanvragen die niet tot een opdracht leiden worden periodiek verwijderd zodra verdere opvolging niet meer redelijkerwijs nodig is. |
| Cliënt- en opdrachtbeheer | Opdracht aangaan, uitvoeren, communiceren, dossier beheren en kwaliteit bewaken. | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij zorgvuldige bedrijfsvoering en bewijspositie. | Gedurende de opdracht en daarna zolang wettelijke bewaarplichten of een redelijke bewijs- en verjaringstermijn dit vereisen. |
| Administratieve en fiscale dienstverlening | Boekhouding, aangiften, rapportages, jaarstukken en overeengekomen advieswerkzaamheden. | Uitvoering overeenkomst en, waar van toepassing, wettelijke verplichting. | Fiscale basisgegevens vallen veelal onder een bewaarplicht van 7 jaar; voor specifieke categorieën kunnen langere of afwijkende termijnen gelden. |
| Facturatie en eigen administratie | Factureren, betalingen verwerken en voldoen aan eigen fiscale administratieplicht. | Wettelijke verplichting en uitvoering overeenkomst. | In beginsel 7 jaar voor fiscale basisgegevens, of langer wanneer een specifieke wettelijke regel dat vereist. |
| Wwft/cliëntonderzoek, indien toepasselijk | Identificatie, verificatie, UBO-onderzoek, risicobeoordeling en overige wettelijke compliance. | Wettelijke verplichting. | Voor Wwft-cliëntonderzoeksgegevens geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar na het einde van de zakelijke relatie of de relevante transactie, behoudens wettelijke uitzonderingen. |
| Beveiliging en misbruikpreventie | Website en systemen beveiligen, spam/misbruik beperken en incidenten onderzoeken. | Gerechtvaardigd belang bij informatiebeveiliging. | Applicatiebeveiligingslogs worden zo kort mogelijk bewaard; de websiteconfiguratie is ingericht op periodieke opschoning. Hostingproviders kunnen voor hun eigen technische logs afzonderlijke termijnen hanteren. |
| Technische front-endbibliotheek (Bootstrap via jsDelivr) | De website correct, veilig en responsief weergeven met de actuele Bootstrap-bibliotheek. | Gerechtvaardigd belang bij een technisch betrouwbare en beveiligde website. | Financieel Correct slaat via deze levering zelf geen aanvullende gegevens op. Bij het ophalen van de statische bestanden ontvangt de CDN-provider technisch noodzakelijke verbindingsgegevens, zoals het IP-adres en de opgevraagde URL, en kan deze eigen technische logtermijnen hanteren. |
| Google Maps | Op verzoek een interactieve kaart met onze vestigingslocatie tonen. | Toestemming. | Financieel Correct slaat voor Maps geen kaartgegevens op; uw toestemmingskeuze wordt lokaal in uw browser onthouden. Google kan na activering gegevens volgens het eigen beleid verwerken. |
Bewaartermijnen kunnen verschillen wanneer een wettelijke plicht, lopend geschil, controle of andere gerechtvaardigde reden langere bewaring vereist. Gegevens worden daarna verwijderd of geanonimiseerd waar dat passend is.
5. Herkomst van gegevens
Wij ontvangen persoonsgegevens rechtstreeks van u, van een opdrachtgever namens wie wij werkzaamheden uitvoeren, van medewerkers of vertegenwoordigers van die opdrachtgever, uit overeengekomen softwarekoppelingen en — voor zover rechtmatig en noodzakelijk — uit betrouwbare openbare of officiële bronnen zoals het Handelsregister of informatie van bevoegde instanties.
6. Bijzondere persoonsgegevens en BSN
Wij verwerken bijzondere persoonsgegevens en wettelijk beschermde identificatienummers alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en verwerking noodzakelijk is voor de concrete opdracht. Bij salarisadministratie kan een BSN bijvoorbeeld noodzakelijk zijn voor loonheffingen. Voor verzuimadministratie verwerken wij niet méér gezondheidsinformatie dan wettelijk en voor de administratieve taak is toegestaan; een medische diagnose of oorzaak van ziekte hoort niet thuis in het algemene contactformulier of de reguliere loonmutatie.
7. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit nodig is voor de opdracht, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd bedrijfsdoel. Afhankelijk van de dienstverlening kunnen ontvangers of verwerkers zijn:
- Belastingdienst, UWV, pensioenuitvoerders en andere bevoegde instanties;
- boekhoud-, salaris- en fiscale software, waaronder afhankelijk van de opdracht InformerOnline, Nmbrs en Fiscaal-Online;
- hosting-, e-mail-, beveiligings-, back-up- en IT-dienstverleners;
- jsDelivr voor de technische levering van de actuele Bootstrap CSS/JavaScript-bestanden; daarbij ontvangt de CDN-provider de voor een internetverbinding gebruikelijke technische verzoekgegevens;
- banken, verzekeraars, adviseurs of andere derden wanneer u ons daarvoor een geldige opdracht of machtiging geeft of wanneer de wet dit vereist.
Wanneer een leverancier als verwerker voor ons optreedt, maken wij waar vereist passende verwerkersafspraken. Wanneer wij zelf als verwerker voor een klant optreden, gelden de afspraken uit Annex A van onze algemene voorwaarden.
8. Internationale doorgifte
Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de EER te verwerken waar dat passend en praktisch mogelijk is. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, beoordelen wij welke AVG-grondslag voor de doorgifte geldt. Bij ontbreken van een adequaatheidsbesluit kunnen passende waarborgen nodig zijn, zoals de actuele standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar vereist, aanvullende maatregelen.
Interactieve hulpmiddelen op de website
De gratis Administratiecheck en dienstkeuzewizard verwerken uw keuzes uitsluitend lokaal in uw browser. Deze hulpmiddelen vragen niet om naam, e-mailadres, telefoonnummer of andere identificerende gegevens en sturen de gekozen antwoorden niet naar Financieel Correct of derden. De uitkomst is uitsluitend een praktische oriëntatie en geen accountantsverklaring, fiscale beoordeling, juridisch advies of garantie dat uw administratie volledig of juist is.
9. Google Maps en externe media
De contactsectie bevat een optionele Google Maps-kaart. De iframe heeft bij het eerste paginabezoek geen actieve src en maakt dan geen verbinding met Google. De kaart wordt pas geladen wanneer u toestemming geeft voor de categorie “Externe media”.
De Erasmusbrug-afbeelding bij de sectie “Voor wie” wordt lokaal vanaf de eigen website geladen en maakt geen externe verbinding met een derde partij.
Na activering maakt uw browser rechtstreeks verbinding met Google. Google kan daarbij onder meer IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina, cookies of vergelijkbare identifiers en — afhankelijk van uw instellingen — locatiegerelateerde informatie verwerken. Op deze verwerking is mede het privacybeleid van Google van toepassing.
U kunt Maps weigeren zonder dat de kernwebsite of het contactformulier onbruikbaar wordt. Via “Cookievoorkeuren” in de footer kunt u toestemming later intrekken. Bij intrekken wordt de Maps-iframe uitgeschakeld voor volgende weergave op deze site. Gegevens die Google vóór intrekking al heeft ontvangen, kunnen wij niet namens Google wissen.
10. Cookies, lokale opslag en toestemming
De website gebruikt technisch noodzakelijke sessiefunctionaliteit voor het beveiligde contactformulier en lokale browseropslag om uw cookie-/privacykeuze te onthouden. Niet-noodzakelijke externe media of analytics worden alleen geactiveerd wanneer daarvoor toestemming is gegeven en de betreffende functionaliteit daadwerkelijk is geconfigureerd.
Toestemming is vrijwillig en kan op ieder moment worden gewijzigd via “Cookievoorkeuren”. Weigeren heeft geen invloed op de basisfunctionaliteit van de website.
11. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die zijn afgestemd op de aard van de gegevens en de risico's. Voor de website omvat dit onder meer server-side invoervalidatie, CSRF-bescherming, rate limiting, beperking van toegestane verzoekmethoden, veilige sessiecookie-instellingen op HTTPS, securityheaders, beperking van publieke bestanden en minimale foutinformatie richting bezoekers. Voor interne systemen gelden aanvullende organisatorische en technische maatregelen die passen bij de gebruikte software en dienstverlening.
Geen enkele beveiligingsmaatregel kan alle risico's volledig uitsluiten. Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet, handelen wij volgens de toepasselijke AVG-verplichtingen en onze contractuele afspraken.
12. Uw privacyrechten
Voor verwerkingen waarvoor Financieel Correct verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u — voor zover de wettelijke voorwaarden zijn vervuld — verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar of intrekking van toestemming. Stuur uw verzoek naar info@financieelcorrect.nl.
Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of een groot aantal verzoeken kan de AVG een verlenging toestaan; in dat geval informeren wij u binnen de eerste maand. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren en verstrekken niet méér persoonsgegevens dan nodig is voor die verificatie.
Wanneer uw verzoek betrekking heeft op gegevens die wij uitsluitend als verwerker namens bijvoorbeeld uw werkgever verwerken, is die opdrachtgever verantwoordelijk voor de inhoudelijke beslissing. Wij sturen uw verzoek dan door en ondersteunen de opdrachtgever waar de AVG dit vereist.
13. Geautomatiseerde besluitvorming
De website neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over u die rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Automatische spam- en beveiligingscontroles worden alleen gebruikt om misbruik te beperken en vervangen geen inhoudelijke financiële of fiscale besluitvorming.
14. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Heeft u een klacht over onze verwerking, neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op zodat wij de kwestie kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
15. Verwerkingsregister en interne documentatie
Deze privacyverklaring is bedoeld voor betrokkenen en vervangt niet ons interne verwerkingsregister, verwerkersafspraken, beveiligingsdocumentatie of andere verantwoordingsdocumenten die op grond van de AVG voor de bedrijfsvoering nodig kunnen zijn.
16. Wijzigingen
Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer onze dienstverlening, systemen, leveranciers of wet- en regelgeving wezenlijk wijzigen. De actuele versie en versiedatum worden op de website gepubliceerd.